Na een intensief voorbereidingstraject is het zover, het social intranet van je organisatie is live! Samen met je marketing en communicatieteam heb je hard gewerkt. 

Dankzij het nieuwe social intranet staan alle medewerkers direct met elkaar in verbinding.

Ze kunnen vanaf hun computer, laptop, iPad of smartphone op het intranet werken. Ze kunnen kennis, nieuws, vragen en ideeën met elkaar delen en ze kunnen samen aan taken, documenten en projecten werken. En het systeem wordt verder verrijkt met informatie.

Hoe haal je het maximale uit je social intranet

Klinkt mooi, zo’n social intranet. Maar hoe haal je het maximale uit je social intranet?

Hoe zorg je ervoor dat alle collega’s hun profiel invullen, bijvoorbeeld. Een social intranet met goed gevulde profielen is effectiever, succesvoller en zorgt voor meer kennisdeling. Dit maakt de communicatie laagdrempelig. 

Het invullen van het profiel gaat een stap verdere dan het plaatsen van een foto. Het is belangrijk dat alle collega’s invullen over welke kennis en verschillende expertises beschikken. Door dit inzichtelijk te maken kunnen collega’s onderling beter kennis uitwisselen.

Weerstand tegen een social intranet

Sommige collega’s zullen het lastig vinden om met een social intranet te werken. Waarom moet ik een profielfoto instellen? Moet ik nog een systeem erbij gaan gebruiken? Dit hoort toch niet bij mijn werk? 

Daarom is het verstandig om het social intranet te integreren in de huidige bedrijfsprocessen. Kies dus voor een social intranet leverancier die alle bestaande systemen integreert en een totaalpakket kan leveren. 

Hierdoor heeft jouw social intranet een sterke meerwaarde als kern van de digitale werkplek. Jouw collega’s zullen zien dat het werkt, dat de communicatie beter verloopt, ze beter op de hoogte zijn en dat ze minder tijd kwijt zijn aan tijdrovende bureaucratie.

Combineer je de overtuigingskracht van jouw social intranet met onderstaande tips? Dan komt het helemaal goed met die profielen.

Tip 1: Maak het makkelijk voor je collega’s

De beste manier om weerstand te voorkomen is om je collega’s zoveel mogelijk (onnodig) werk uit handen te nemen. Alle personeelsinformatie is bekend en digitaal beschikbaar. Vraag je social intranet leverancier om zoveel mogelijk gegevens en informatie van je collega’s te importeren uit je bestaande systemen. 

Dankzij het importeren van de gegevens zijn de eerste stappen voor een goed profiel gezet. Let wel op met het exporteren en importeren van foto’s. Hier heb je in verband met de AVG specifiek toestemming voor nodig van de medewerkers. 

Tip 2: Geef het goede voorbeeld 

Als intranet projectgroep geef je uiteraard het goede voorbeeld. Neem het voortouw en zorg dat je een herkenbare profielfoto hebt ingesteld. Maak duidelijk wat je verwacht van de profielen en communiceer duidelijk. 

Maak een template met alle gegevens die je collega’s moeten invullen. Wil je dat ze naast hun standaard gegevens ook hun kennis en expertises in hun profiel zetten? Hoe en wanneer zijn ze bereikbaar? Zijn ze eventueel ook buiten kantooruren bereikbaar? Zo ja, op welk telefoonnummer.

Geef het goede voorbeeld door je eigen profiel zo duidelijk mogelijk in te vullen.

Tip 3: Een instructie blog vanuit het MT

Een social intranet is de aangewezen plek waar het MT op een toegankelijke manier kan communiceren met alle medewerkers.

Om de toegankelijkheid van het social intranet te laten zien, is het heel belangrijk dat het management de eerste stap neemt. Het management kan bijvoorbeeld een blog schrijven en daarin uitleggen waarom er gekozen is voor een social intranet en wat de meerwaarde van het social intranet is. 

Roep in het blog alle medewerkers op om hun profiel te vullen. Uiteraard geef je zelf het goede voorbeeld met een volledig ingevuld profiel.

Tip 4: on- en offline aanmoedigen

Een intranet vervangt echt contact natuurlijk niet. Dus naast dat je je successen zichtbaar maakt op het intranet vier je die ook offline. Dit geldt ook voor profielen. Benoem offline waarom je blij bent dat anderen hun profielen hebben ingevuld. 

Geef je collega’s bijvoorbeeld een complimentje over hun toffe profielfoto. En wat denk je van posters, flyers of bedrukte onderzetters die jouw collega’s eraan herinneren hun profielfoto in te stellen?

Tip 5: De grote social intranet profiel competitie

Sommige medewerkers hebben een duwtje in de rug nodig en een kleine competitie is nooit verkeerd. Het is een leuk idee om op jullie social intranet een wedstrijd uit te schrijven. 

Wij hebben bijvoorbeeld een competitie tussen onze locatie in Amsterdam en onze locatie in Groningen. De locatie waar als eerste iedereen zijn of haar profiel heeft gevuld wint een leuke prijs. Dit kan een uitje zijn maar ook een goed gevulde snoeppot. Maak er een ware strijd van en stel een deadline. En de winnaars? Die staan uiteraard met een vrolijke foto te pronken op jullie intranet.

Tip 6: Social Inloopspreekuur

De één is handiger met nieuwe systemen dan de ander. En wanneer je dat combineert met het gevoel: ‘ ik moet weer een nieuw systeem’, dan loopt het niet altijd even soepel. Dus organiseer in de eerste weken een vast moment waarop medewerkers vragen kunnen stellen. 

Ga met een laptop en een pot koffie op een centrale plek zitten en help je collega’s met hun profiel. Zorg dat het bekend is dat je er bent om te helpen. Vergeet hierbij niet dat mensen die hun profiel niet vullen vaak überhaupt niet inloggen. Het aankondigen van je inloopspreekuur via het social intranet is dus niet handig. Bedenk op welke manier je je doelgroep kunt  bereiken, wellicht via de mail?

Tip 7: Professionele fotograaf

Maak van de livegang van jullie intranet een feestje met onder andere een professionele fotograaf! Zo kunnen er direct leuke profielfoto’s gemaakt worden en maak je van de start van jullie intranet een echt evenement. Zorg dat het duidelijk is waar de foto’s voor zijn zodat je je netjes aan de AVG houdt. 

Tip 8: online vraagbaak

Creëer op jouw social intranet een plek waar iedereen met zijn vragen terecht kan. Handig, want zo weet je precies welke vragen er spelen en kan iedereen van elkaar leren. Dit is ook de plek waar je mensen kan activeren tot het vullen van hun profiel met bijvoorbeeld een instructiefilmpje.